Guia de gestão financeira para clínica odontológica

O que é, de verdade, gestão financeira numa clínica?

Muita clínica cheia de clientes vive apertada no fim do mês. Quase sempre o problema não é falta de atendimento, e sim falta de visão: o dinheiro entra por vários caminhos (dinheiro, cartão, Pix, boleto, parcelas de tratamentos longos) e sai por outros tantos, e ninguém junta tudo num lugar só.

Gestão financeira é justamente juntar. É ter, a qualquer momento, a resposta para três perguntas: quanto entrou, quanto saiu e quanto ainda vai entrar. Com isso em mãos, as decisões difíceis (contratar, comprar um equipamento, dar desconto) deixam de ser no escuro.

Como controlar o caixa no dia a dia?

O caixa é o retrato do dia. Se ele não fecha todo dia, em uma semana ninguém mais sabe explicar a diferença. A rotina que funciona é curta:

1. Registre cada recebimento na horacom a forma de pagamento e o cliente. Parcela de tratamento também é recebimento.
2. Registre cada saída com uma categoriamaterial, laboratório, aluguel, folha, impostos. Categoria é o que depois mostra para onde o dinheiro vai.
3. Feche o caixa no fim do diaconferindo o que o sistema diz com o que está na gaveta, na maquininha e no banco.
4. Confira os lançamentos com o extratouma vez por semana. É assim que se descobre a taxa do cartão que ninguém lançou.

Quem faz o fechamento pode ser a recepção, mas quem olha o resultado da semana é o dono ou o gestor. Esse é o momento de perguntar "por quê" e não só "quanto".

Como reduzir a inadimplência sem constranger o cliente?

Inadimplência raramente nasce de má-fé. Ela nasce de combinados pouco claros e de cobrança atrasada: quanto mais tempo uma parcela fica esquecida, mais difícil é receber. Por isso o trabalho começa antes do vencimento.

• Combine tudo no orçamento: forma de pagamento, número de parcelas e datas ficam escritos e aprovados pelo cliente.
• Lembre antes de vencer: uma mensagem gentil pelo WhatsApp dois ou três dias antes evita a maior parte dos atrasos.
• Cobre logo no primeiro dia de atraso: o tom é de lembrete, não de cobrança. Pergunte se houve algum problema.
• Defina regras para casos longos: a partir de quantos dias a recepção é avisada ao abrir o cadastro, e a partir de quando novos tratamentos esperam a regularização.

Como saber se a clínica dá lucro?

Faturar bem não é o mesmo que lucrar. Para saber se sobra dinheiro, separe as saídas em dois grupos:

• Custos fixos: o que você paga mesmo com a agenda vazia, como aluguel, salários, sistema e contador.
• Custos variáveis: o que só existe quando há atendimento, como material, laboratório, comissões e taxas de cartão.

Com essa separação, duas perguntas ficam fáceis de responder. Primeiro: quanto a clínica precisa faturar no mês só para pagar os custos fixos? Segundo: quais tratamentos deixam mais resultado depois de descontar o que eles consomem? Muitas vezes o procedimento mais procurado não é o que mais contribui.

Inclua também o seu pró-labore como custo. Se o dono trabalha na cadeira e não se paga, o lucro que aparece é ilusão.

Como planejar os próximos meses?

Uma clínica odontológica tem uma vantagem: boa parte da receita futura já está combinada. Parcelas de tratamentos em andamento e orçamentos aprovados dizem quanto deve entrar nas próximas semanas. Junte isso com as contas a pagar já conhecidas e você tem a previsão de caixa.

Olhe essa previsão pelo menos uma vez por mês e pergunte: em que semana o caixa fica apertado? Dá para antecipar uma compra, adiar um investimento ou reforçar a cobrança? Meses de férias e de fim de ano costumam ter menos atendimentos; planeje uma reserva para eles.