Como organizar processos e equipe na clínica odontológica
Para organizar processos e equipe na clínica odontológica, defina quem faz cada etapa da rotina, do agendamento ao retorno, registre tudo no mesmo sistema, dê a cada pessoa acesso só ao que ela precisa e acompanhe a produtividade por profissional. No Pro365 GO, o software odontológico da HartSystem, confirmações, lembretes de cobrança, avisos de inadimplência e retornos podem ser automáticos, e recepção, agenda, clínico e financeiro seguem o mesmo fluxo.
Por Andreas Hartmann, CEO da HartSystem · atualizado em 15 de outubro de 2026
O dia da clínica em 7 etapas
Clique em cada etapa para ver quem faz, o que já é automático e o sinal de que algo está escapando.
- Quem faz
- Onde no Pro365 GO
- Sinal de alerta
O que o Pro365 GO faz sozinho
Tarefas repetitivas saem da memória da equipe e passam para os agentes, que enviam as mensagens pelo WhatsApp no horário que você definir.
Confirmação de consultas
Confirma cada consulta com antecedência e registra a resposta na agenda.
Automático · WhatsAppLembrete de cobrança
Avisa o cliente antes do vencimento de cada parcela.
Automático · WhatsAppAviso de inadimplência
Entra em contato de forma cordial quando um valor vence e não é pago.
Automático · WhatsAppRetornos e manutenções
Chama o cliente para o retorno no tempo certo, sem depender de alguém lembrar.
Automático · WhatsAppUma rotina, quatro olhares
O gestor enxerga a clínica inteira
Recebido do dia, ocupação da agenda e movimento, logo na entrada. E a Pro365 IA para perguntar o que não está no painel.
O dentista foca no atendimento
Odontograma, prontuário, anamnese e documentos no mesmo lugar, do jeito que a cadeira precisa.
A recepção é a gerente de relacionamento
Vê quem chegou, chama o cliente com aviso sonoro, confirma consultas e sabe quem está por vir.
O financeiro sabe o que entra e o que vence
Condições do orçamento ligadas ao recebimento, contas, controle bancário e comissões por profissional.
Cada pessoa vê o que precisa
Defina o que cada usuário pode ver e fazer no sistema. A recepção não precisa do financeiro completo, e o dentista não precisa mexer em contas. Menos erro e mais segurança para os dados da clínica.
- Acesso por usuário e por função
- Histórico de quem alterou o quê
- Dados tratados de acordo com a LGPD
A equipe aprende usando
Funcionário novo ou dúvida no meio do expediente? A Pro365 IA Instrutora explica como fazer cada tarefa no sistema, a qualquer hora. E a equipe HartSystem acompanha a implantação e o treinamento.
Conceitos de gestão de equipe
| Indicador | O que mostra | Como calcular |
|---|---|---|
| Procedimento operacional padrão (POP) | O passo a passo de como uma tarefa deve ser feita, sempre do mesmo jeito, por qualquer pessoa da equipe. | Quem faz · quando · como · onde registrar |
| Produtividade por profissional | Quanto cada profissional produziu em relação ao tempo de agenda que tinha disponível. | Produtividade = valor produzido ÷ horas de agenda |
| Comissão por profissional | O valor repassado a cada profissional, calculado sobre o que foi produzido ou recebido, conforme o acordo da clínica. | Comissão = base (produzido ou recebido) × % acordado |
Processos organizados quando cada ferramenta faz a sua parte.
No Pro365 GO, o novo ProDent, as tarefas repetidas ficam com o sistema: confirmar, pedir a anamnese, acompanhar orçamento, lembrar do retorno. A equipe aprende pela Pro365 IA Instrutora, cada um entra com o seu usuário e o painel mostra a produção de cada profissional.
- Agentes de campanhasRetornos e orçamentos parados são acompanhados pelos agentes, sem lista no papel.
- AgendaAgenda por profissional e recepção na mesma tela, para todos verem o mesmo dia.
Como eu remarco uma consulta?
Na Agenda, abra o horário do cliente, escolha o novo dia e a nova hora. Pronto: toda a equipe já vê o horário novo.
O Pro365 GO é o novo ProDent
Esta ferramenta nasceu de mais de três décadas de ProDent ao lado de clínicas odontológicas. Agora ela é 100% web, tem a Pro365 IA e conta com o mesmo acompanhamento da equipe HartSystem. Se você usa o ProDent, a equipe ajuda a trazer os seus dados e treina a sua equipe.
Conheça a nossa história- desde 1993o ProDent nasce em Blumenau
- 100% webno navegador do computador, do tablet e do celular
- Pro365 IArespostas sobre a clínica, sem montar relatório
Perguntas frequentes
Como organizar a rotina da recepção?
Use uma agenda única para toda a equipe, confirme as consultas com antecedência, registre a chegada de cada cliente e deixe à vista quem está em atendimento e quem vem a seguir.
Como padronizar processos na clínica odontológica?
Escreva o passo a passo das tarefas mais importantes, defina quem é responsável por cada uma e registre tudo no mesmo sistema, para que a rotina não dependa da memória de ninguém.
Como acompanhar a produtividade de cada dentista?
Compare o que cada profissional produziu com o tempo de agenda disponível e acompanhe isso mês a mês nos indicadores, junto com faltas e orçamentos aprovados.
Como treinar a equipe para usar o sistema?
A equipe HartSystem treina a sua equipe na implantação, e a Pro365 IA Instrutora tira dúvidas sobre o sistema a qualquer hora, inclusive para quem chega depois.
Conheça uma nova forma de gerenciar sua clínica odontológica.
Veja na prática como o Pro365 GO conecta agenda, clientes, tratamentos, financeiro, indicadores e inteligência artificial.
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