Como reter e reativar clientes na clínica odontológica
Para reter e reativar clientes na clínica odontológica, acompanhe quem está sem retorno, quem tem orçamento em estudo e quem não iniciou o tratamento, entre em contato no momento certo com uma mensagem personalizada pelo WhatsApp e meça quantos voltam. No Pro365 GO, o software odontológico da HartSystem, o agente de campanhas monta essas listas e envia as mensagens.
Por Andreas Hartmann, CEO da HartSystem · atualizado em 15 de outubro de 2026
Os 4 momentos em que o cliente se perde
- 1Depois da avaliaçãoRecebeu o orçamento e ficou de pensar.
- 2Antes de começarAprovou, mas o tratamento não foi iniciado.
- 3No meio do caminhoFaltou a uma etapa e não remarcou.
- 4Depois do tratamentoTerminou e ninguém lembrou do retorno.
Monte a sua campanha
Escolha para quem falar. O agente de campanhas monta a lista pelo Pro365 GO e envia, de forma automática, uma mensagem personalizada pelo WhatsApp no momento que você definir. Retornos e manutenções também podem sair sozinhos.
PúblicoRetenção na prática
Conceitos de retenção
| Indicador | O que mostra | Como calcular |
|---|---|---|
| Taxa de retenção | A parte dos clientes que continuaram voltando à clínica num período. | Retenção = clientes que voltaram ÷ clientes atendidos no período anterior × 100 |
| Cliente inativo | Quem não tem consulta há mais tempo do que o critério da clínica, por exemplo 6 ou 12 meses. | Inativo = última consulta há mais de X meses |
| Taxa de reativação | Quantos clientes inativos voltaram a agendar depois de uma campanha. | Reativação = inativos que agendaram ÷ inativos contatados × 100 |
Veja uma campanha saindo
Da lista de clientes no Pro365 GO à mensagem chegando no WhatsApp.
Quando resolvi informatizar minha clínica, no ano de 1995, acabei optando por uma empresa ainda jovem [...] Tudo isso faz de mim um cliente fiel e satisfeito. Recomendo.Dr. Odilon Lúcio de Almeida Rodrigues · Cirurgião-dentista
Cliente que volta é o sistema lembrando por você.
No Pro365 GO, o novo ProDent, a lista de quem está sem retorno, as campanhas, a confirmação e os indicadores trabalham juntos. Você define a régua uma vez e a gestão da carteira de clientes roda sozinha.
- Confirmação pelo WhatsAppO retorno marcado é confirmado pelo WhatsApp, para o cliente não esquecer de novo.
- Prontuário eletrônicoCom o histórico de cada cliente no prontuário, a conversa de retorno é sobre o tratamento dele.
Quem está sem retorno há mais de 6 meses?
Encontrei os clientes sem retorno há mais de 6 meses. Quer que eu mande a lista?
O Pro365 GO é o novo ProDent
Esta ferramenta nasceu de mais de três décadas de ProDent ao lado de clínicas odontológicas. Agora ela é 100% web, tem a Pro365 IA e conta com o mesmo acompanhamento da equipe HartSystem. Se você usa o ProDent, a equipe ajuda a trazer os seus dados e treina a sua equipe.
Conheça a nossa história- desde 1993desenvolvendo só para odontologia
- 100% webno navegador do computador, do tablet e do celular
- Agenda que confirmahorários, confirmações e retornos no mesmo lugar
Perguntas frequentes
Como fidelizar clientes na clínica odontológica?
Cuide da experiência em cada etapa, lembre o cliente dos retornos e manutenções, acompanhe quem tem orçamento em estudo e mantenha contato pelo canal que ele usa, como o WhatsApp.
Quando um cliente é considerado inativo?
Depende do critério da clínica. Muitas usam 6 ou 12 meses sem consulta. O importante é definir o seu critério e acompanhar a lista com frequência.
Como reativar clientes sem ser invasivo?
Use mensagens curtas e cuidadosas, ligadas à saúde e ao acompanhamento do cliente, respeite a autorização de contato (LGPD) e as regras do Código de Ética Odontológica, e não exagere na frequência.
O Pro365 GO faz campanhas pelo WhatsApp?
Sim. O agente de campanhas monta listas por agenda, retornos e orçamentos e envia mensagens personalizadas pelo WhatsApp de forma automática, para um cliente ou para a lista toda. Retornos e manutenções podem ser lembrados automaticamente.
Conheça uma nova forma de gerenciar sua clínica odontológica.
Veja na prática como o Pro365 GO conecta agenda, clientes, tratamentos, financeiro, indicadores e inteligência artificial.
Falar com um especialista