O orçamento odontológico é o documento escrito em que a clínica lista os procedimentos indicados para o cliente, o valor de cada um, as condições de pagamento, os prazos e a validade da proposta. Para fazer um orçamento completo, parta do diagnóstico registrado no odontograma, discrimine os itens como pede o art. 40 do Código de Defesa do Consumidor e deixe claros os custos e as alternativas, como exige o Código de Ética Odontológica.
O que é orçamento odontológico e qual a diferença para o plano de tratamento?
O plano de tratamento é a decisão clínica: o que cada dente precisa e em que ordem. O orçamento é a tradução desse plano em valores, prazos e condições, num documento que o cliente pode levar para casa, comparar e aprovar.
Os dois andam juntos, mas não são a mesma coisa. Um plano pode gerar mais de um orçamento, por exemplo uma opção com implante e outra com prótese. E um orçamento aprovado vira compromisso das duas partes, por isso cada linha precisa ser escrita com cuidado.
O que deve ter um orçamento odontológico?
O Código de Defesa do Consumidor diz, no art. 40, que o fornecedor de serviço deve entregar orçamento prévio discriminando o valor da mão de obra, dos materiais e equipamentos, as condições de pagamento e as datas de início e término. Na odontologia, isso se traduz nestes campos:
| Item | O que escrever | Por quê |
|---|---|---|
| Clínica e dentista | Nome, endereço, contato, nome e CRO do responsável | O cliente sabe com quem está contratando |
| Cliente | Nome completo e data de nascimento | Evita confusão entre clientes com nomes parecidos |
| Número e data | Numeração sequencial e data de emissão | É a data que conta para a validade |
| Procedimentos | Dente, face e procedimento, um por linha | O CDC pede o serviço discriminado |
| Valor por item | Preço de cada linha e subtotal | O cliente vê o que está pagando |
| Materiais | Tipo de implante, coroa ou material, quando muda o preço | Materiais entram na discriminação do art. 40 |
| Etapas e prazos | Ordem das fases e previsão de início e término | O art. 40 pede datas de início e término |
| Pagamento | Entrada, número de parcelas, periodicidade, vencimentos | Condições de pagamento são obrigatórias |
| Desconto | Percentual ou valor e a condição (ex.: à vista) | Evita discussão na hora de cobrar |
| Validade | Prazo em dias, escrito por extenso | Sem prazo escrito, valem dez dias |
| Não incluído | Exames, laboratório ou serviços de terceiros fora do valor | Pelo art. 40, § 3º, o cliente não paga ônus de terceiros não previstos |
| Alternativas | Outras opções de tratamento, com valores | O CFO exige esclarecer custos e alternativas |
| Aprovação | Data e assinatura do cliente e do dentista | Prova o que foi combinado |
Como fazer um orçamento odontológico passo a passo
O orçamento sai mais rápido e com menos erros quando segue sempre a mesma ordem:
- Feche o diagnóstico no odontograma. Registre o que já existe na boca e o que precisa de tratamento, dente a dente.
- Transforme cada marcação em item. Uma linha por procedimento, com dente e face: "36 – restauração em resina, faces O e D".
- Aplique a tabela de preços certa, particular ou do convênio do cliente.
- Agrupe em etapas. Primeiro o que é urgente (dor, infecção), depois a base (periodontia, canais, restaurações) e por fim a reabilitação e a estética.
- Monte as opções quando houver mais de um caminho clínico.
- Defina as condições de pagamento dentro da política da clínica.
- Escreva a validade e o que não está incluído.
- Revise com o cliente na tela, registre a situação e colete a assinatura.
Os passos 1 e 2 são o caminho do odontograma para o orçamento. No papel, o dentista desenha e depois digita tudo de novo; no sistema, as marcações do odontograma digital já viram os itens.
Qual a validade de um orçamento odontológico?
A validade é a que a clínica escrever. Pelo art. 40, § 1º, do CDC, se nada for estipulado, o valor orçado vale por dez dias contados do recebimento pelo cliente. Como tratamentos maiores costumam levar mais tempo para ser decididos, escreva o prazo que a clínica consegue honrar, por exemplo 30 dias.
Depois de aprovado, o orçamento obriga as duas partes e só pode ser alterado por livre negociação (art. 40, § 2º). Se o diagnóstico mudar no meio do tratamento, faça um novo orçamento ou um complemento e peça nova aprovação antes de executar. O art. 39, VI, considera prática abusiva executar serviços sem orçamento prévio e autorização expressa do consumidor.
Como colocar parcelas, desconto e juros no orçamento
As condições de pagamento precisam estar no papel antes de o cliente decidir, não depois. Escreva:
- valor à vista e valor parcelado;
- entrada, número de parcelas, periodicidade e data da primeira;
- se há juros e qual a taxa;
- multa e juros por atraso;
- total a pagar em cada condição.
Quando a clínica concede crédito ou financiamento, o art. 52 do CDC pede que o cliente seja informado previamente do preço, dos juros de mora e da taxa efetiva anual, do número e periodicidade das prestações e da soma total com e sem financiamento. O mesmo artigo limita a multa de mora a 2% do valor da prestação e garante a quitação antecipada com redução proporcional dos juros.
Para o desconto, tenha uma regra escrita: quem pode oferecer, até quanto e em que condição. Desconto dado no improviso vira hábito. O guia de orçamentos e tratamentos mostra como negociar sem baixar o preço à toa.
Como mostrar etapas e opções de tratamento no orçamento
Dividir o orçamento em etapas, cada uma com o próprio subtotal, deixa claro por onde começar e permite aprovar a primeira fase enquanto o cliente se organiza para as próximas. Escreva em cada etapa o que ela resolve, em linguagem simples.
Quando houver alternativas, coloque-as lado a lado, com o que muda em cada uma: número de sessões, durabilidade esperada, valor. O art. 11, IV, do Código de Ética Odontológica considera infração deixar de esclarecer adequadamente os propósitos, riscos, custos e alternativas do tratamento. Mostrar opções por escrito protege o cliente e o dentista.
Modelo de orçamento odontológico: checklist para preencher
Use esta estrutura como modelo e confira cada campo antes de entregar:
- Cabeçalho com dados da clínica, nome e CRO do dentista
- Nome e data de nascimento do cliente
- Número e data do orçamento
- Resumo do diagnóstico em uma ou duas frases
- Itens: dente, face, procedimento, material quando relevante, valor
- Etapas com subtotal e previsão de início e término
- Opções de tratamento, quando houver
- Subtotal, desconto e total
- Condições de pagamento: à vista, entrada, parcelas, juros, multa
- Validade em dias
- O que não está incluído
- Campo de aprovação com data e assinatura do cliente e do dentista
Como enviar, assinar e aprovar o orçamento
A apresentação acontece na cadeira, com o caso na tela. Depois, o cliente precisa de uma cópia para decidir com calma. Envie pelo canal que ele preferir, WhatsApp ou e-mail, sempre para o contato confirmado no cadastro: o orçamento revela o estado de saúde, e dados de saúde são dados pessoais sensíveis pela LGPD (art. 5º, II).
A aprovação deve ficar registrada por escrito. A assinatura, no papel ou pela assinatura eletrônica odontológica, prova a autorização expressa que o CDC exige. No mesmo dia, marque a situação: aprovado, em estudo ou reprovado.
Orçamento em estudo precisa de acompanhamento com dono e rotina. Esse assunto está detalhado em como recuperar orçamentos em estudo.
Erros comuns ao fazer orçamento odontológico
- Só o valor total. Sem itens, o cliente não entende o que está pagando e compara apenas preço.
- Sem validade escrita. Vale o prazo legal de dez dias, curto para tratamentos grandes.
- Parcelas sem total. O cliente precisa ver quanto paga no fim, com e sem juros.
- Laboratório ou exames de terceiros fora da conta sem aviso. Pelo art. 40, § 3º, do CDC, o cliente não responde por custos de terceiros que não estavam no orçamento.
- Mudar o valor no meio do tratamento sem novo orçamento aprovado. O art. 20, V, do Código de Ética considera infração abusar da confiança do cliente submetendo-o a tratamento de custo inesperado.
- Uma única opção quando existiam alternativas clínicas razoáveis.
- Orçamento sem situação registrada, que some entre a cadeira e a recepção.
Orçamento odontológico no Pro365 GO
No Pro365 GO, o novo ProDent 100% web, o orçamento parte do odontograma, usa o convênio e a tabela do cliente e sai com desconto em percentual ou valor, multa e juros por atraso e parcelamento com entrada, periodicidade, com ou sem juros. Cada orçamento tem situação (aprovado, em estudo ou reprovado), com data e nome de quem alterou; o aprovado vira parcelas no financeiro, e cliente e dentista assinam pelo link no celular, com assinatura eletrônica simples. Para medir a aprovação, veja como aumentar a aprovação de orçamentos. Conheça orçamentos e tratamentos e agende uma demonstração para montar um orçamento com um caso da sua clínica.
Escrito pela equipe da HartSystem, que desenvolve o ProDent, software odontológico, desde 1993 e acompanha clínicas no Brasil, em Portugal, nos Estados Unidos, em Moçambique e no Paraguai.
