Guia de gestão financeira para a clínica dentária

O que é, na verdade, a gestão financeira numa clínica?

Muitas clínicas com a agenda cheia chegam ao fim do mês com as contas apertadas. Quase sempre o problema não é falta de consultas, mas sim falta de visão: o dinheiro entra por vários caminhos (numerário, cartão, MB WAY, transferência, prestações de tratamentos longos) e sai por outros tantos, e ninguém junta tudo num só sítio.

A gestão financeira é precisamente isso: juntar. É ter, a qualquer momento, resposta a três perguntas: quanto entrou, quanto saiu e quanto ainda vai entrar. Com isso na mão, as decisões difíceis (contratar, comprar um equipamento, fazer um desconto) deixam de ser tomadas às cegas.

Como controlar a caixa no dia a dia?

A caixa é o retrato do dia. Se não fecha todos os dias, ao fim de uma semana já ninguém consegue explicar a diferença. A rotina que funciona é curta:

1. Registe cada recebimento no momentocom a forma de pagamento e o cliente. Uma prestação de tratamento também é um recebimento.
2. Registe cada saída com uma categoriamaterial, laboratório, renda, salários, impostos. É a categoria que depois mostra para onde vai o dinheiro.
3. Feche a caixa no fim do diacomparando o que o sistema indica com o que está na gaveta, no TPA e no banco.
4. Confira os lançamentos com o extratouma vez por semana. É assim que se descobre a comissão do cartão que ninguém lançou.

O fecho pode ficar a cargo da receção, mas quem analisa o resultado da semana é o proprietário ou o gestor. É esse o momento de perguntar "porquê" e não apenas "quanto".

Como reduzir os pagamentos em atraso sem constranger o cliente?

O incumprimento raramente nasce de má-fé. Nasce de acordos pouco claros e de cobranças tardias: quanto mais tempo uma prestação fica esquecida, mais difícil é recebê-la. Por isso, o trabalho começa antes do vencimento.

• Deixe tudo acordado no orçamento: a forma de pagamento, o número de prestações e as datas ficam por escrito e aprovados pelo cliente.
• Lembre antes do vencimento: uma mensagem simpática por WhatsApp dois ou três dias antes evita a maior parte dos atrasos.
• Cobre logo no primeiro dia de atraso: o tom é de lembrete, não de cobrança. Pergunte se houve algum problema.
• Defina regras para os atrasos prolongados: a partir de quantos dias a receção é avisada ao abrir a ficha do cliente, e a partir de quando os novos tratamentos aguardam a regularização.

Como saber se a clínica dá lucro?

Faturar bem não é o mesmo que ter lucro. Para saber se sobra dinheiro, separe as saídas em dois grupos:

• Custos fixos: o que paga mesmo com a agenda vazia, como a renda, os salários, o software e o contabilista.
• Custos variáveis: o que só existe quando há consultas, como material, laboratório, comissões e taxas de cartão.

Com esta separação, duas perguntas tornam-se fáceis de responder. Primeiro: quanto precisa a clínica de faturar por mês só para pagar os custos fixos (o ponto de equilíbrio)? Segundo: que tratamentos deixam mais resultado depois de descontar o que consomem? Muitas vezes, o procedimento mais procurado não é o que mais contribui.

Inclua também a sua própria remuneração como custo. Se o proprietário trabalha na cadeira e não se paga a si próprio, o lucro que aparece é uma ilusão.

Como planear os próximos meses?

Uma clínica dentária tem uma vantagem: boa parte da receita futura já está acordada. As prestações dos tratamentos em curso e os orçamentos aprovados indicam quanto deve entrar nas próximas semanas. Junte-lhes as contas a pagar já conhecidas e tem a previsão de tesouraria.

Analise essa previsão pelo menos uma vez por mês e pergunte: em que semana fica a tesouraria apertada? É possível antecipar uma compra, adiar um investimento ou reforçar a cobrança? Os meses de férias e o fim do ano costumam ter menos consultas; planeie uma reserva para esses períodos.