Como organizar processos e equipa na clínica dentária
Para organizar processos e equipa na clínica dentária, defina quem faz cada etapa da rotina, da marcação à consulta de controlo, registe tudo no mesmo sistema, dê a cada pessoa acesso apenas ao que precisa e acompanhe a produtividade por profissional. No Pro365 GO, confirmações, lembretes de cobrança, avisos de incumprimento e controlos podem ser automáticos, e receção, agenda, clínico e financeiro seguem o mesmo fluxo.
Por Andreas Hartmann, CEO da HartSystem · atualizado a 15 de outubro de 2026
O dia da clínica em 7 etapas
Clique em cada etapa para ver quem faz, o que já é automático e o sinal de que algo está a escapar.
- Quem faz
- Onde no Pro365 GO
- Sinal de alerta
O que o Pro365 GO faz sozinho
Tarefas repetitivas saem da memória da equipa e passam para os agentes, que enviam as mensagens por WhatsApp no horário que definir.
Confirmação de consultas
Confirma cada consulta com antecedência e regista a resposta na agenda.
Automático · WhatsAppLembrete de cobrança
Avisa o cliente antes do vencimento de cada prestação.
Automático · WhatsAppAviso de incumprimento
Contacta de forma cordial quando um valor vence e não é pago.
Automático · WhatsAppControlos e manutenções
Chama o cliente para o controlo no tempo certo, sem depender de alguém se lembrar.
Automático · WhatsAppUma rotina, quatro olhares
O gestor vê a clínica inteira
Recebido do dia, ocupação da agenda e movimento, logo à entrada. E a Pro365 IA para perguntar o que não está no painel.
O médico dentista foca-se na consulta
Odontograma, processo clínico, anamnese e documentos no mesmo lugar, como a cadeira precisa.
A receção é a gestora de relacionamento
Vê quem chegou, chama o cliente com aviso sonoro, confirma consultas e sabe quem está para vir.
O financeiro sabe o que entra e o que vence
Condições do orçamento ligadas ao recebimento, contas, controlo bancário e comissões por profissional.
Cada pessoa vê o que precisa
Defina o que cada utilizador pode ver e fazer no sistema. A receção não precisa do financeiro completo e o médico dentista não precisa de mexer em contas. Menos erros e mais segurança para os dados da clínica.
- Acesso por utilizador e por função
- Histórico de quem alterou o quê
- Dados tratados de acordo com a proteção de dados
A equipa aprende a usar
Colaborador novo ou dúvida a meio do expediente? A Pro365 IA Instrutora explica como fazer cada tarefa no sistema, a qualquer hora. E a equipa HartSystem acompanha a implementação e a formação.
Conceitos de gestão de equipas
| Indicador | O que mostra | Como calcular |
|---|---|---|
| Procedimento operacional normalizado | O passo a passo de como uma tarefa deve ser feita, sempre da mesma forma, por qualquer pessoa da equipa. | Quem faz · quando · como · onde registar |
| Produtividade por profissional | Quanto cada profissional produziu face ao tempo de agenda disponível. | Produtividade = valor produzido ÷ horas de agenda |
| Comissão por profissional | O valor pago a cada profissional, calculado sobre o que foi produzido ou recebido, conforme o acordo da clínica. | Comissão = base (produzido ou recebido) × % acordada |
Processos organizados quando cada ferramenta faz a sua parte.
No Pro365 GO, o novo ProDent, as tarefas repetidas ficam com o sistema: confirmar, pedir a anamnese, acompanhar orçamento, lembrar a revisão. A equipa aprende com a Pro365 IA Instrutora, cada um entra com o seu utilizador e o painel mostra a produção de cada profissional.
- Agentes de campanhasRevisões e orçamentos parados são acompanhados pelos agentes, sem lista em papel.
- AgendaAgenda por profissional e receção no mesmo ecrã, para todos verem o mesmo dia.
Como remarco uma consulta?
Na Agenda, abra o horário do cliente, escolha o novo dia e a nova hora. Pronto: toda a equipa já vê o horário novo.
O Pro365 GO é o novo ProDent
Esta ferramenta nasceu de mais de três décadas de ProDent ao lado de clínicas dentárias. Agora é 100% web, tem a Pro365 IA e conta com o mesmo acompanhamento da equipa HartSystem. Se usa o ProDent, a equipa ajuda a trazer os seus dados e forma a sua equipa.
Conheça a nossa história- desde 1993o ProDent nasce em Blumenau
- 100% webno navegador do computador, do tablet e do telemóvel
- Pro365 IArespostas sobre a clínica, sem montar relatórios
Perguntas frequentes
Como organizar a rotina da receção?
Use uma agenda única para toda a equipa, confirme as consultas com antecedência, registe a chegada de cada cliente e deixe à vista quem está em consulta e quem vem a seguir.
Como normalizar processos na clínica dentária?
Escreva o passo a passo das tarefas mais importantes, defina quem é responsável por cada uma e registe tudo no mesmo sistema, para que a rotina não dependa da memória de ninguém.
Como acompanhar a produtividade de cada médico dentista?
Compare o que cada profissional produziu com o tempo de agenda disponível e acompanhe mês a mês nos indicadores, junto com faltas e orçamentos aprovados.
Como dar formação à equipa para usar o sistema?
A equipa HartSystem dá formação à sua equipa na implementação, e a Pro365 IA Instrutora esclarece dúvidas sobre o sistema a qualquer hora, incluindo para quem chega depois.
Conheça uma nova forma de gerir a sua clínica dentária.
Veja na prática como o Pro365 GO liga agenda, clientes, tratamentos, financeiro, indicadores e inteligência artificial.
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