A confirmação automática de consultas dentárias envia ao cliente, antes do horário marcado, um link para confirmar a presença, sem que a receção tenha de ligar a cada pessoa. Como cada falta é uma consulta que não se fatura, a forma mais clara de avaliar esta funcionalidade é calcular quanto as faltas custam à clínica por mês e quanto desse valor é possível recuperar.
Um dos problemas mais comuns nas clínicas dentárias é o cliente não comparecer. Quando isso acontece, o horário fica vazio, a equipa fica parada e a clínica perde faturação. Uma taxa de faltas que parece pequena pode ter um impacto financeiro grande ao longo do mês.
O impacto das faltas na clínica dentária
As faltas não afetam apenas a agenda do dia. Têm impacto direto:
- na faturação da clínica
- na produtividade da equipa
- no planeamento financeiro
- no aproveitamento da agenda
Quando um horário reservado não é usado, todo o planeamento do dia pode ficar prejudicado. E quanto mais faltas houver, mais difícil é manter uma agenda previsível e organizada. Reduzir faltas é, por isso, uma estratégia essencial para melhorar os resultados da clínica.
Quanto custam as faltas por mês
Faça uma conta simples com os números da sua clínica:
Custo mensal das faltas = consultas por mês × taxa de faltas × valor médio da consulta
Veja um exemplo. Imagine um médico dentista com 160 consultas por mês e uma taxa de faltas de 15%. São cerca de 24 consultas que não acontecem no mês. Multiplique essas 24 consultas pelo valor médio de uma consulta na sua clínica e terá a faturação perdida por mês, só para este profissional.
Agora repita a conta para cada médico dentista e para os doze meses do ano. É assim que uma percentagem aparentemente pequena se transforma numa perda financeira significativa.
| Taxa de faltas | Consultas perdidas por mês (em 160) |
|---|---|
| 15% | 24 |
| 10% | 16 |
| 5% | 8 |
| 3% | cerca de 5 |
Se a confirmação automática baixar a taxa deste exemplo de 15% para perto de 3%, a clínica recupera cerca de 19 consultas por mês por médico dentista, apenas aproveitando melhor os horários que já estão na agenda.
Como funciona a confirmação automática de consultas
A confirmação automática é uma funcionalidade dos softwares dentários modernos. Antes do horário marcado, a clínica envia ao cliente um link em que ele pode clicar para confirmar a consulta. No ProDent, o cliente pode ainda chamar um Uber diretamente a partir da confirmação.
Entre os benefícios deste processo estão:
- menos esquecimentos
- uma agenda mais organizada
- a possibilidade de voltar a ocupar os horários que ficam livres
- um melhor aproveitamento das consultas
O resultado é uma agenda mais organizada e previsível, tudo dentro do mesmo sistema.
Redução real de faltas com tecnologia
Quando a confirmação automática é usada de forma consistente, os resultados podem ser muito expressivos. Nas clínicas clientes do ProDent, as faltas caíram de cerca de 15% para 2,7% depois de adotarem a confirmação automática (dado de clientes da HartSystem), com muito menos horários perdidos na agenda.
Volte ao exemplo das 160 consultas: cada ponto percentual de faltas a menos é mais de uma consulta e meia recuperada por mês, por médico dentista. É uma pequena melhoria de gestão com um impacto financeiro muito relevante.
Mais produtividade e aproveitamento da agenda
Além de reduzir as faltas, a confirmação automática traz outros benefícios importantes:
- mais previsibilidade na agenda
- consultas mais bem organizadas
- menos horários parados
- uma equipa mais produtiva
Com uma agenda mais estável, a clínica consegue atender mais clientes e melhorar o desempenho financeiro.
Cada consulta confirmada é faturação protegida
As faltas são um desafio que gera perdas financeiras e desorganiza a rotina da clínica. Com um software dentário e funcionalidades como a confirmação automática de consultas, é possível reduzir muito este problema.
Faça a conta com os seus números: o custo das faltas mostra rapidamente que investir em tecnologia para organizar a agenda não é apenas uma melhoria operacional, mas uma forma direta de aumentar a eficiência e os resultados da clínica.
O Pro365 GO, o novo ProDent 100% web, envia a confirmação automática, regista as respostas na agenda e ajuda a receção a ocupar os horários libertados. Agende uma demonstração para ver quantas consultas a sua clínica pode recuperar.
